Lietuvoje spausdintuvų nuoma tampa vis populiaresnė paslauga. Jei anksčiau įmonės dažniausiai investuodavo į brangią biuro įrangą, šiandien vis daugiau organizacijų renkasi nuomą. Toks sprendimas leidžia ne tik optimizuoti išlaidas, bet ir gauti įrangą, kuri pritaikyta pagal realius poreikius – tiek dokumentų kiekiui, tiek funkcionalumui, tiek naudojimo intensyvumui.
Kyla klausimas – kaip nuomos paslaugų teikėjai užtikrina, kad spausdintuvai atitiktų skirtingų įmonių poreikius?
Įmonės dydis ir spausdinimo apimtys
Pirmas ir bene svarbiausias kriterijus – tai, kiek dokumentų spausdinama kasdien ar kas mėnesį.
- Mažos įmonės dažniausiai spausdina tik keletą šimtų puslapių per mėnesį, todėl joms siūlomi kompaktiški, ekonomiški daugiafunkciniai spausdintuvai.
- Vidutinės įmonės (pvz., buhalterinės apskaitos biurai, teisininkų kontoros) spausdina dešimtis tūkstančių puslapių, todėl joms labiau tinka lazeriniai spausdintuvai su greita sparta ir didesniais popieriaus dėklais.
- Didelės organizacijos, tokios kaip gamyklos, universitetai ar savivaldybės, dažnai renkasi didelius spausdinimo centrus su keliomis funkcijomis: skenavimu, automatiniu rūšiavimu, dvipusiu spausdinimu.
Nuomos įmonės analizuoja vidutinį spausdinimo kiekį ir pagal tai parenka modelius, kad technika nebūtų nei per silpna, nei per galinga.
Spausdintuvo nuomos privalumai
Funkcionalumo poreikiai
Ne visoms įmonėms reikia tik spausdinti. Kai kuriems verslams daug svarbesnis yra skenavimas, kopijavimas ar dokumentų archyvavimas.
- Advokatų kontoroms itin svarbu greitai skenuoti ir archyvuoti bylas PDF formatu.
- Statybų įmonės dažnai renkasi spausdintuvus, galinčius dirbti su didelio formato (A3, kartais net A2) brėžiniais.
- Mokymo įstaigos pageidauja spausdintuvų su spalvotu spausdinimu, kad galėtų paruošti mokomąją medžiagą.
Taigi, nuomos paslaugų teikėjai, prieš parinkdami spausdintuvą, paprastai išsiaiškina, kokių funkcijų įmonei reikia dažniausiai.
Integracija su dokumentų valdymo sistemomis (DVS)
Šiuolaikinės įmonės vis dažniau naudojasi dokumentų valdymo sistemomis (DVS). Tam reikalinga įranga, kuri gebėtų lengvai integruotis į tokias sistemas:
- automatiškai siųsti nuskenuotus dokumentus į debesų saugyklą,
- užtikrinti saugų duomenų perdavimą,
- leisti spausdinti tiesiai iš mobiliųjų įrenginių ar darbuotojo darbo vietos be USB laikmenų.
Spausdintuvų nuomos tiekėjai dažnai siūlo įrangą su programine įranga, kuri optimizuoja dokumentų srautus. Tokiu būdu spausdintuvas tampa ne tik įranga, bet ir integruota įmonės IT sistemos dalimi.
Lankstumas pagal augančius poreikius
Nuomos privalumas tas, kad įrangą galima keisti pagal besikeičiančius poreikius.
Pavyzdžiui:
- pradedanti įmonė gali nuomotis vieną mažą spausdintuvą,
- augant darbuotojų skaičiui – pakeisti jį į galingesnį modelį,
- atsiradus poreikiui spausdinti spalvotai – pridėti papildomą spausdintuvą.
Tokiu būdu įmonė nemoka už perteklinę įrangą, o gauna tik tai, ko iš tikrųjų reikia.
Kaštų kontrolė ir sąnaudų prognozavimas
Dar vienas svarbus aspektas – aiškus kaštų planavimas.
Nuomojantis spausdintuvą:
- nereikia investuoti į brangų pirkinį,
- nereikia rūpintis tonerių pirkimu ar remontu,
- galima tiksliai prognozuoti mėnesio išlaidas.
Tiekėjas paprastai siūlo viską įskaičiuotą paslaugą: spausdintuvo naudojimą, priežiūrą, atsargines dalis ir net tonerius. Tai padeda įmonėms lengviau planuoti biudžetą ir išvengti netikėtų išlaidų.
Saugumo klausimai
Šiuolaikiniai spausdintuvai – tai ne tik technika, bet ir IT įrenginiai, prijungti prie tinklo, todėl labai svarbus duomenų saugumas.
Nuomojami spausdintuvai dažnai turi papildomas funkcijas:
- spausdinimas tik su darbuotojo kortele arba slaptažodžiu,
- duomenų šifravimas,
- automatinis dokumentų išvalymas iš atminties.
Tai ypač aktualu įmonėms, kurios dirba su konfidencialia informacija – advokatų kontoroms, finansų įmonėms ar medicinos įstaigoms.
Ateities tendencijos
Ekspertai prognozuoja, kad iki 2030 m. dauguma Lietuvos įmonių rinksis nuomą vietoje pirkimo. Priežasčių kelios:
- IT įrangos ciklas trumpėja – įranga greitai sensta, todėl nuoma tampa praktiškesnė,
- vis didesnė integracija su debesų sistemomis ir DVS,
- augantis dėmesys tvarumui – nuomos tiekėjai rūpinasi senų įrenginių perdirbimu ir tonerio atliekų tvarkymu.
Tokiu būdu Lietuvos įmonės gauna galimybę dirbti efektyviau, išvengti perteklinių išlaidų ir naudotis technologijomis, kurios nuolat atnaujinamos pagal rinkos tendencijas.
