Kai prieš dvejus metus stovėjome prie verslo valdymo sistemų pasirinkimo kryžkelės, nė neįsivaizdavau, kaip stipriai šis sprendimas pakeis mūsų kasdienybę. Prisipažinsiu – buvau skeptikas. „Dar viena sistema, kuri žada stebuklus, bet sukuria tik papildomų rūpesčių”, – taip galvojau tuomet.
Šiandien galiu atvirai pasakyti – klydau. Odoo sistema verslo valdymui ne tik išpildė savo pažadus, bet ir atnešė naudos, kurios visai nesitikėjome. Dalinuosi penkiais netikėtais privalumais, kurie pakeitė mūsų 37 darbuotojų įmonės kasdienybę.
1. Darbuotojų įsitraukimas išaugo… netikėtai
„Dar viena sistema, kurioje reikės registruoti savo darbus,” – taip murmėjo mūsų komanda, kai pranešėme apie naują verslo valdymo sistemą. Niekas nesitikėjo, kad po trijų mėnesių situacija bus visiškai kitokia.
Didžiausia staigmena – jaunesnieji kolegos tapo sistemos „evangelistais”. Kodėl? Odoo vartotojo sąsaja jiems priminė socialines platformas, kuriomis jie įpratę naudotis kasdien. Komentarai, pranešimai, patinka mygtukai – visa tai sukūrė jiems pažįstamą aplinką.
„Pagaliau sistema, kuri neatrodo kaip iš 90-ųjų,” – juokavo mūsų jauniausia dizainerė Justė. Ir ji buvo teisi – modernaus dizaino sąsaja su intuityviomis funkcijomis sumažino pasipriešinimą pokyčiams, su kuriuo dažnai susiduriame IT projektuose.
Netikėtas rezultatas: darbuotojų įsitraukimas į projektus išaugo 34%, o vidutinis užduočių užbaigimo laikas sumažėjo 28%. Ir visa tai ne dėl griežtesnės kontrolės, o dėl patogesnio bendradarbiavimo įrankio.
2. Klientų aptarnavimas pasikeitė per naktį
„Ar galite patikrinti užsakymo statusą?” – tokį klausimą anksčiau girdėdavome kasdien. Ir kiekvieną kartą tai reikšdavo: sustabdyti tai, ką darai, paskambinti į sandėlį, palaukti, kol kas nors patikrins, ir tik tada atsakyti klientui.
Su Odoo viskas pasikeitė tarsi mostelėjus burtininko lazdele. Dabar bet kuris klientų aptarnavimo specialistas mato realaus laiko informaciją apie kiekvieną užsakymą, prekių likučius, pristatymo status, netgi ankstesnius kliento pokalbius su mumis.
Labiausiai nustebino tai, kad klientai pradėjo pastebėti skirtumą. „Jūs tapote žymiai operatyvesni,” – tokius komentarus pradėjome gauti jau po mėnesio. Iš tiesų, mūsų atsakymo laikas sutrumpėjo nuo 4 valandų iki 27 minučių.
Bet netikėčiausias pokytis buvo klientų aptarnavimo komandos nuotaikoje. Anksčiau nuolat patirdavę stresą dėl informacijos trūkumo, dabar jie jaučiasi įgalinti ir pasitikintys. „Pagaliau galiu atsakyti į klausimą iš karto, be ‘pažiūrėsiu ir atskambinsiu’,” – džiaugiasi klientų aptarnavimo vadovė Indrė.
3. Susirinkimai… išnyko?
Prisipažinsiu – buvau iš tų vadovų, kurie tiki, kad reguliarūs susirinkimai būtini. Pirmadienio ryto statusas, trečiadienio planai, penktadienio savaitės apžvalga… mūsų kalendoriai buvo pilni susitikimų, kurie, atvirai kalbant, dažnai būdavo neproduktyvūs.
Po Odoo įdiegimo pastebėjome keistą dalyką – susirinkimų poreikis ėmė drastiškai mažėti. Informacija, kuri anksčiau būdavo perduodama žodžiu, dabar matoma sistemoje. Užduočių statusai, projektų progresas, pardavimų rezultatai – visa tai prieinama realiu laiku.
Labiausiai netikėtas pokytis: sumažėjus susirinkimų skaičiui 64%, darbuotojų produktyvumas išaugo 23%. „Pagaliau galiu nepertraukiamai dirbti bent pusę dienos,” – taip apibendrino situaciją mūsų vyr. programuotojas Marius.
Dabar susirinkimus rengiame tik tada, kai reikia aptarti strateginius klausimus ar spręsti kompleksines problemas. Visa kita rutininė komunikacija vyksta Odoo sistemoje – efektyviai ir be laiko švaistymo.
4. Finansų skaidrumas pakeitė įmonės kultūrą
„Finansai – tai finansų skyriaus reikalas,” – tokia buvo neoficiali mūsų įmonės pozicija. Vadovai gaudavo mėnesines ataskaitas, o eiliniai darbuotojai praktiškai neturėjo jokio supratimo apie finansinius rezultatus.
Odoo sistemoje kiekvienas projekto vadovas dabar mato savo projektų pelningumą realiu laiku. Kiekvienas pardavėjas žino ne tik savo pardavimų apimtis, bet ir maržą. Netgi marketingo specialistai gali sekti savo kampanijų ROI.
Rezultatas pranoko visus lūkesčius. Kai žmonės pradėjo matyti skaičius, jie pradėjo priimti geresnius sprendimus. Projektų pelningumas per metus išaugo 18%, o marketingo investicijų efektyvumas padidėjo 31%.
„Anksčiau niekada nesusimąstydavau apie tai, kiek kainuoja papildomi pakeitimai projekte. Dabar matau, kaip kiekvienas sprendimas veikia galutinį rezultatą,” – prisipažino vienas projekto vadovų.
Netikėtas šalutinis efektas – sumažėjo konfliktų tarp skyrių. Kai visi mato tuos pačius skaičius, diskusijos tampa produktyvesnės ir labiau orientuotos į sprendimus.
5. Hibridinis darbas tapo lengvesnis nei įsivaizdavome
Kaip ir daugelis įmonių, po pandemijos perėjome prie hibridinio darbo modelio. Kai kurie darbuotojai grįžo į biurą, kiti liko dirbti iš namų, o dalis pasirinko mišrų variantą.
Iš pradžių tai sukėlė nemažai iššūkių – informacijos perdavimas tarp biuro ir nuotolinių darbuotojų strigo, dokumentai būdavo sunkiai randami, o bendra situacijos kontrolė tapo komplikuota.
Odoo sistema išsprendė šias problemas natūraliai, be jokių papildomų pastangų. Nesvarbu, ar darbuotojas biure, ar namuose – jis turi prieigą prie tos pačios informacijos, tų pačių įrankių ir realaus laiko duomenų.
„Pagaliau nebejaučiu, kad praleisčiau kažką svarbaus dirbdama iš namų,” – taip situaciją apibūdino mūsų projektų vadovė, kuri dirba nuotoliniu būdu tris dienas per savaitę.
Netikėtas atradimas: darbuotojai, kurie dirba hibridiniu režimu, demonstruoja 17% didesnį produktyvumą nei tie, kurie dirba tik biure arba tik namuose. Odoo sistema leido mums sukurti darbo aplinką, kuri vienodai efektyvi nepriklausomai nuo fizinės lokacijos.
Kodėl Odoo pavyko ten, kur kitos sistemos nepateisino lūkesčių?
Anksčiau esame bandę įvairias sistemas – nuo specializuotų iki universalių. Tačiau nė viena iš jų nesukūrė tokio visapusiško pokyčio kaip Odoo.
Manau, pagrindinė priežastis – Odoo nėra tiesiog sistema. Tai platformа, kuri prisitaiko prie mūsų verslo, o ne verčia mus prisitaikyti prie jos. Modulinė struktūra leido mums pradėti nuo svarbiausių poreikių ir laipsniškai plėsti funkcionalumą.
„Sistema, kuri auga kartu su jumis,” – taip Odoo apibūdino mūsų IT konsultantas. Ir jis buvo teisus. Per dvejus metus pradėjome nuo 3 pagrindinių modulių, o dabar naudojame 11, ir vis dar atrandame naujas galimybes.
Dar vienas netikėtas aspektas – atvira Odoo ekosistema. Tūkstančiai plėtinių, sukurtų bendruomenės, leido mums rasti specifinių sprendimų be brangaus individualaus programavimo.
Paskutinės mintys: tai ne tik apie technologiją
Dažnai girdžiu klausimą: „Ar Odoo tikrai tokia gera sistema, ar tiesiog jums pasisekė su diegimu?”
Manau, atsakymas slypi kažkur per vidurį. Taip, Odoo sistema verslo valdymui yra puikus produktas, bet net geriausia sistema gali žlugti, jei diegimas atliekamas netinkamai.
Mūsų sėkmės receptas buvo paprastas:
- Pradėjome nuo aiškių verslo tikslų, ne nuo technologijos
- Įtraukėme darbuotojus nuo pat pradžių
- Diegėme laipsniškai, ne viską iš karto
- Turėjome patyrusį partnerį, kuris vedė mus per visą procesą
- Buvome pasiruošę keisti procesus, ne tik įrankius
Jei planuojate panašią kelionę, pagrindinė mano pamoka būtų ši: verslo valdymo sistema nėra tiesiog IT projektas. Tai verslo transformacijos projektas, kuris paliečia kiekvieną įmonės aspektą.
Ir galbūt didžiausias netikėtumas iš visų – šis pokytis buvo daug malonesnis, nei tikėjomės.
